Une connexion, plusieurs entreprises : les environnements multi-espaces de travail

Une agence qui gère vingt comptes clients et un groupe dentaire qui exploite six cliniques ont le même problème sous des habits différents. Les numéros de téléphone, le scénario de la réceptionniste, la liste de contacts, l'historique d'appels et la facture appartiennent tous à une entreprise précise, et rien de tout cela ne devrait fuir chez l'entreprise d'à côté. Pendant ce temps, la personne qui fait le travail a besoin de tout, depuis une seule connexion, sans un gestionnaire de mots de passe rempli d'entrées presque identiques.

Les tableaux de bord District AI prennent maintenant en charge plusieurs espaces de travail. Voici ce qui a été livré.

Choisir un espace de travail à la connexion

Si vous n'appartenez qu'à un seul espace de travail, rien ne change : vous vous connectez et vous y êtes. Si vous en avez plus d'un, vous choisissez d'abord un espace, et le tableau de bord s'ouvre sur celui-là.

Vous pouvez définir un espace par défaut, celui où vous arrivez à la connexion, pour que le compte où vous passez vos journées reste à une seule étape. Le choix est par personne, pas par entreprise : le propriétaire et la réceptionniste peuvent chacun arriver là où se trouve leur propre travail.

Changer sans se déconnecter

Le tableau de bord porte un sélecteur d'espace de travail, et l'espace choisi reste l'espace actif jusqu'au prochain changement. Chaque surface du tableau de bord suit l'espace actif : appels, boîte de réception, contacts, flux de travail et facturation. Il n'existe pas d'état à moitié changé où le journal d'appels est passé au nouveau client pendant que la facture à l'écran appartient encore au précédent.

La page Workspaces (Espaces de travail) est l'endroit où vous gérez l'ensemble lui-même : vos appartenances, l'espace par défaut et la région de chacun.

Ce qu'un espace de travail contient vraiment

Un espace de travail n'est ni un dossier ni une étiquette. C'est la configuration complète d'une entreprise, et chacun garde en propre :

• Numéros de téléphone et téléphonie. Les numéros qui y sonnent et la configuration d'opérateur derrière.
• Configuration de la réceptionniste IA. Le message d'accueil, les réponses, l'acheminement, le tout réglé pour cette entreprise plutôt que partagé pour tout un portefeuille.
• Contacts et historique d'appels. Des carnets d'adresses séparés, pour que la reconnaissance des appelants travaille sur les contacts propres à cet espace. (Si vous les importez pour la première fois, nous avons repensé l'importation de contacts.)
• Membres de l'équipe et rôles. Agence, client et lecteur, attribués par espace de travail.
• Facturation. Son propre forfait et ses propres factures, ce qui rend la facturation par client possible sans arithmétique de votre part.

Chaque espace de travail a une région

Chaque espace réside dans la région choisie à sa création : États-Unis, Canada, UE ou APAC. Les données de l'espace de travail (contacts, dossiers d'appels, transcriptions et messages) sont stockés dans cette région, une partie de l'état de coordination et d'exploitation est conservée aux États-Unis, et le tableau de bord vous montre la région d'un espace plutôt que de vous laisser vous en souvenir.

C'est la partie qui compte au moment de changer. Passer d'un espace à l'autre peut vous faire changer de région, et le tableau de bord l'indique clairement au lieu de laisser cela se produire en silence, parce que « dans quelle région sont les données de ce client » est une question que les agences reçoivent par écrit. Les espaces canadiens sont servis à distronode.ca. Le détail régional se trouve sur notre page de résidence des données.

Qui voit quoi, vérifiable d'un coup d'œil

L'accès à un espace de travail est un enregistrement d'appartenance explicite par personne, par espace. Cela ressemble à de la plomberie, et c'en est, mais c'est la différence entre une liste d'accès qu'on peut lire et une liste d'accès qu'il faut reconstituer. Ajoutez quelqu'un à l'espace d'un client et un enregistrement le dit. Retirez-le et il disparaît. Quand un client demande qui, dans votre agence, peut voir ses appels, la réponse est une liste, pas une enquête.

À qui cela s'adresse

Deux profils de clients, surtout. Les agences qui gèrent un espace de travail par client et qui ont besoin que le mur entre eux soit réel, pas conventionnel. Et les entreprises à plusieurs emplacements ou marques, où chacun a son numéro, son comportement de réceptionniste et ses habitués, mais où une seule équipe gère le tout.

Si vous gardiez des connexions séparées par client, ou un seul espace où tout se mélange avec une convention de nommage comme seul rempart, voici la forme vers laquelle migrer. Nous continuerons de bâtir à partir d'ici.