Un nouveau site web, un nouveau portail et la prise de rendez-vous intégrée

Jusqu'à maintenant, District AI pouvait fixer un rendez-vous d'une seule façon : la personne au bout du fil le demandait, l'assistante vérifiait le calendrier et l'heure était inscrite pendant que l'appel était encore en cours. À partir d'aujourd'hui, il y a une deuxième porte. Chaque espace de travail District AI obtient une page de réservation publique sur son propre nom d'hôte, qui propose les mêmes heures que l'assistante propose au téléphone, à partir des mêmes disponibilités et du même calendrier, et qui se gère dans le même tableau de bord.

Ce tableau de bord est lui aussi nouveau, reconstruit de bout en bout, et le site web public a été repensé autour de l'entreprise que nous sommes maintenant : une entreprise canadienne de télécommunications qui fournit des numéros de téléphone d'affaires, des appels et des textos au Canada, aux États-Unis et en Europe, avec une réponse 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, assurée par District AI. Voici ce qui a été livré.

District Scheduling : un calendrier, deux portes

Activez la prise de rendez-vous et votre espace de travail obtient une page de réservation à votre-entreprise-book.distronode.com, avec un type d'événement « Phone consultation » déjà en place : 30 minutes, une heure de préavis, jusqu'à une semaine à l'avance, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, dans votre fuseau horaire. Cette grille est volontairement une copie de celle que l'assistante énonce déjà, de sorte qu'un client qui réserve sur le web et un client qui réserve au téléphone se voient proposer les mêmes heures. À partir de là, elle est à vous.

• Les types d'événement. Ajoutez-en autant qu'il vous en faut, chacun avec sa durée, la fréquence à laquelle un rendez-vous peut commencer, des marges avant et après, un préavis minimal, l'horizon de réservation, un plafond de rendez-vous à venir par personne et les questions auxquelles un client répond en réservant. Un rendez-vous peut avoir lieu sur notre vidéo intégrée, par téléphone, en personne ou à un lien que vous fournissez.
• Vos heures de travail. Réglez vos heures hebdomadaires une fois, puis ajoutez des exceptions pour les journées d'absence ou aux horaires différents. Aucun rendez-vous n'est proposé en dehors.
• Vos calendriers. Connectez Google Agenda, Microsoft 365 ou tout calendrier CalDAV, y compris Calendrier d'Apple. Pour chacun, vous choisissez s'il sert à vérifier les conflits, s'il reçoit les nouveaux rendez-vous, ou les deux : un calendrier personnel peut bloquer du temps sans jamais recevoir le rendez-vous d'un client.
• Votre équipe. Ajoutez les personnes qui peuvent être réservées et regroupez-les en équipes. Une équipe fait tourner les rendez-vous entre ses hôtes selon la priorité que vous fixez, et lorsqu'une personne quitte, ses rendez-vous à venir vous sont présentés pour que vous puissiez confier chacun à un collègue avant que son compte soit archivé.
• Tous les rendez-vous, dans un seul registre. À venir, passés et annulés, avec l'annulation, le report et la réattribution à un clic. La personne qui a réservé est avisée par courriel dans tous les cas, avec vos mots si vous les avez écrits.
• Courriels et rappels. Les courriels de confirmation, d'annulation, de report et de rappel ont chacun un modèle que vous pouvez réécrire, et vous pouvez envoyer jusqu'à cinq rappels par type d'événement, d'une heure à une semaine avant. Un bouton de test vous envoie chacun d'abord.

Le côté téléphone suit. Votre assistante peut énumérer vos types de rendez-vous, lire à la personne qui appelle ses rendez-vous à venir, et en annuler ou en reporter un pour elle; elle identifie la personne par le numéro d'où elle appelle, et non par ce qu'elle dit. Chacune de ces capacités est un interrupteur dans les réglages de votre assistante, désactivé jusqu'à ce que vous l'activiez.

Si vous avez votre propre site web, le calendrier de réservation peut aussi y vivre : un extrait en ligne l'affiche dans votre page, et un extrait en fenêtre l'ouvre à partir de n'importe quel bouton. Indiquez-nous le domaine de votre site et nous l'autorisons. Et pour les systèmes que vous exploitez vous-même, la section Developer contient des clés API, des webhooks signés qui transmettent chaque changement de rendez-vous à l'adresse de votre choix, et un moyen de brancher votre propre assistant IA sur vos données de réservation.

Deux choses sur l'endroit où tout cela s'exécute. D'abord, le planificateur n'est pas un service partagé quelque part ailleurs : chacune de nos quatre régions exécute le sien, sur le même hôte que la base de données des espaces de travail de cette région, de sorte que les rendez-vous d'un espace européen vivent à Francfort à côté de ses dossiers d'appels, et que les rendez-vous de chaque région font partie de la même sauvegarde nocturne que le reste de ses données. Ensuite, c'est du logiciel libre. District Scheduling est notre version dérivée de Calnode, un planificateur sous licence Apache-2.0, publiée à github.com/distronode-corporation, et neuf de nos modifications ont déjà été intégrées au projet d'origine.

Le tableau de bord, reconstruit

Chaque surface du tableau de bord District AI repose maintenant sur un seul système de composants, celui qu'AWS utilise pour sa propre console, dans la palette que porte le reste de notre produit. Clair, sombre, ou ce que votre système préfère.

L'accueil est un tableau. Six tuiles (appels acheminés au total, appels de la semaine, contacts clients, durée moyenne des appels, activité récente et actions rapides) se glissent dans la disposition que vous voulez, se masquent et se rétablissent, et la disposition est mémorisée par espace de travail. Les contacts, les dossiers d'appels, les rendez-vous et les flux de travail sont maintenant de vrais tableaux, avec tri, filtres et pagination; les analyses sont tracées en graphiques; et chaque action destructrice demande confirmation dans une boîte de dialogue avant d'agir, de sorte qu'un clic égaré ne supprime rien.

La navigation se lit d'un coup d'œil, en six groupes : Operate (Home, Inbox, Call Logs, Live Calls, District HQ, Video & Meetings), Scheduling (les neuf pages ci-dessus), CRM, Grow (Analytics, Campaigns, Workflows), Configure (Desk, Support, Marketplace, Workspaces, Platform Settings, Billing) et Admin. Si vous exploitez plusieurs entreprises, le sélecteur d'espace de travail emporte toujours chacune de ces pages avec lui.

Un site web qui publie son registre

Le nouveau distronode.ca repose sur une idée simple : une compagnie de téléphone qui publie son registre. Là où le contenu est un tableau (tarifs, régions, contrôles, documents), il est présenté en tableau; là où c'est un argument, il est présenté en prose, avec de l'espace pour lire. La couleur porte de l'information plutôt que de la décoration : chacune de nos quatre régions a sa propre encre, et un bloc qui parle du Canada est teinté Canada. La typographie est Bitter pour la voix et IBM Plex Sans pour l'interface, avec des chiffres tabulaires pour que les prix s'alignent.

Les figures qui s'y trouvent viennent du produit lui-même, pas d'une banque d'images. La page d'accueil montre un vrai appel tel que le produit le consigne, transcription, ligne de réservation et résumé compris. Un numéro de téléphone est présenté comme une écriture de registre, avec son vrai tarif de dépassement dans votre devise. La carte de résidence trace les trajets d'appel en direct entre Montréal, la Virginie, Francfort et Singapour. Chaque forfait a sa propre page en dollars américains, en dollars canadiens et en euros, et le site entier est offert en français à distronode.ca. Le registre des sous-traitants compte maintenant trois pages (le registre, les fiches complètes et le journal des modifications), et le pied de page porte notre numéro de téléphone, notre adresse courriel et chaque endroit où nous trouver, GitHub compris.

Par où commencer

Essayez l'assistante dans votre navigateur sur la page District AI, consultez les forfaits, ou lisez où vit chaque type de données, région par région, sur la page de résidence des données. Si vous avez déjà un espace de travail, ouvrez Scheduling dans le tableau de bord et appuyez sur Enable.